Le choix du lieu de l’événement est crucial dans l’organisation de celui-ci, il doit totalement correspondre aux enjeux de votre entreprise et aux objectifs de la manifestation.

Vous pouvez découvrir notre check-list à suivre lors du choix du lieu idéal qui satisfera les participants et les organisateurs…

UN ÉTABLISSEMENT EN PHASE AVEC L'OBJECTIF DE VOTRE ÉVÉNEMENT
En fonction du contexte de votre entreprise, des objectifs de votre manifestation, et du message que vous souhaitez transmettre, le lieu choisi doit s’adapter à certains critères. S’il s’agit d’un séminaire ou d’une convention sur une restructuration par exemple, il est plus judicieux d’orienter ses recherches vers un établissement sobre et non ostentatoire.

Si vous souhaitez organiser un séminaire ayant pour objectif de favoriser la concentration et la construction d’une équipe autour d’un projet, il est préférable d’externaliser l’événement en choisissant une destination plus insolite et dépaysante. Un cadre verdoyant favorise les échanges entre les participants.

Pour un lancement ou démonstration de produit, une conférence de presse, un événement sous les projecteurs, le lieu élu doit refléter au mieux l’esprit de l’événement, qu’il soit chic, classique, historique, rétro ou design.

UN LIEU PRATIQUE ET ÉQUIPÉ POUR TOUTES LES SITUATIONS
Il ne faut pas oublier de prendre en considération des aspects pratiques essentiels et de se poser les questions adaptées :

L’accès à la région/la ville : Est-ce suffisamment central pour tous les invités ? Comment acheminer les convives ? Existe-t-il une autoroute, une gare, un aéroport ou un réseau de transport, un parking à proximité ? Il est préférable de ne pas choisir une destination nécessitant trop d’heures de transport, les invités fatigués par le voyage, pourraient être moins concentré pendant le séminaire.

Ne vous inquiétez pas pour ce point, l’accès au Château de Saint-Martory se fait facilement : à 5 minutes en voiture de la sortie d’autoroute et de la gare de Boussens, vous pouvez également venir en hélicoptère sur place. Nous disposons d’un parking de 50 places pour accueillir tous vos séminaristes.

La capacité d’accueil : en fonction du nombre de participants, portez votre choix vers un lieu spécialisé dans l’événementiel, ce qui vous évitera des surprises de dernière minute. Evitez de choisir des campings ou gîtes qui sont spécialisés dans le BtoC et tournez-vous vers les domaines et châteaux, habitués aux événements de grande ampleur.

Le matériel : pensez à vérifier que les équipements nécessaires à votre plénière (chaises, tables, accessoires high-tech, sonorisation, micro, écran rétroprojecteur, paperboard, visioconférence…) sont disponibles sur place, et assurez-vous qu’un technicien ou gardien est constamment présent sur le site pour vous aider en cas de problème technique. Au château de Saint-Martory, notre équipe dispose d’une grande expérience dans l’événementiel et sera à votre disposition pendant toute la durée de votre manifestation.

L’hébergement : si votre séminaire inclut une ou plusieurs nuitées sur place, optez pour un établissement tout compris (ce qui évitera encore un déplacement à vos invités) ou situé à moins de 10 minutes de transport en bus d’un hôtel. Nous mettons à votre disposition 7 suites au château et 3 chambres dans notre métairie pour une capacité totale de 20 personnes. Si vous êtes plus nombreux, nous pouvons vous transporter en bus dans de nombreux hôtels de charme très proches du château !

Les temps de détente et les nuitées : Pensez également aux moments de détente et de pause en réservant des activités sportives ou culturelles sur place, notamment des animations team-building afin de renforcer l’esprit d’équipe. L’idéal est de choisir un établissement proposant déjà des activités de groupe personnalisées au site et variées : le Château de Saint-Martory propose des animations sur-mesure selon vos objectifs, n’hésitez pas à consulter notre brochure et à nous contacter pour plus de détails.

REPÉREZ LES LIEUX
Pour être certain de ne pas se tromper sur le choix de votre lieu, il est indispensable de se rendre sur place.

Vous pouvez ainsi vérifier l’accessibilité, pour ne pas engendrer des frais supplémentaires de transport, ou organiser une navette de transfert. Assurez-vous également du confort du lieu, par exemple en vérifiant que la pièce est bien éclairée ou que le bruit ambiant n’empêchera pas la concentration : toutes les salles de réception du Château de Saint-Martory disposent de lumière naturelle et sa situation permet de n’avoir aucune nuisance sonore.

Il faut également veiller à la disposition de la salle : les chaises et les tables doivent-elles être en banquet, en direction d’une scène ou en cercle pour faciliter les échanges ? Vérifiez que la salle est assez spacieuse pour accueillir tous vos participants.

LE BUDGET
Vous avez évidemment un budget pour la totalité de l’événement, il doit comprendre toutes les dépenses liées à l’organisation du séminaire d’entreprise : la location de la salle et du matériel audiovisuel, la restauration, le transport, l’animation team-building, etc.

Le prix de location d’une salle dépend de son cadre et de son standing mais également des équipements et des prestations mises à disposition : accès à un rétroprojecteur, fourniture de matériel d’écriture, pause-café ou menu complet, accès à un parking, etc. Autant de détails qui faciliteront la réussite de votre séminaire.  

Nous réalisons des devis sur-mesure, adaptés aux besoins et budgets de chacun de nos clients. Contactez-nous à info@saintmartory.com pour obtenir un devis personnalisé !