Découvrez dans cet article la checklist idéale pour l'organisation de votre séminaire.

1. Confirmer le but de l'événement
Avant de faire des recherches sur la sélection des lieux, assurez-vous de connaître les objectifs de base de l'événement:

• Qui est le public?
• Quel est le sujet du séminaire?
• Où devrait-il être situé?
• Pourquoi les gens vont-ils y assister?
• Quel est le programme du séminaire?

2. Consultez le Guide des spécifications de l'événement Apex
Le Conseil de l'industrie de la Convention a établi une série d'outils qui devraient être considérés comme une excellente source de pratiques exemplaires qui aideront l'organisateur d'événements ou de réunions à suivre les détails de la planification des événements. Avec des outils de téléchargement gratuits, il aidera tout planificateur d'événements à créer une liste de détails pertinents. Cela inclut, mais n'est pas limité à :

• Profil de l'événement (date, heures, lieu, contacts, etc.)
• Organisateur de l'événement / informations de contact de l'hôte
• Informations de contact du fournisseur
• Profil du participant
• Espace nécessaire
• Nourriture et boisson
• Exigences A / V
• Fonction / configuration de la pièce

3. Créer un profil d'événement
Une fois qu'un planificateur a certaines des questions de base autour de l'événement couvert, il est temps de rechercher des lieux possibles pour la réunion. Il est important de travailler en étroite collaboration avec l'organisateur / hôte de l'événement pour déterminer le type de lieu et où le séminaire peut être le plus pratique pour l'organisateur et l'invité (la liste des idées peut être infinie):

• Hôtel local
• Facilité de conférence locale
• Espace de restauration privé
• Musée club privé / galerie d'art
 
4. Besoins du séminaire-cadre et propositions de lieu de rassemblement.
La plupart des sites sont heureux de fournir un devis pour un séminaire possible. Le contact traiteur ou commercial aura besoin des informations BEO suivantes:

• Date(s) possible(s) pour l'événement
• Nombre de participants
• Style de configuration de la pièce (salle de classe, forme en U, etc.)
• Heure de l'événement (compte pour l'installation / démontage)
• Exigences alimentaires et de boissons
• Besoins A / V (y compris les écrans, les micros, etc.)
• Configuration de la pièce

Astuce: Engagez un technicien A / V qui sera dédié à votre événement depuis l'hôtel.

5. Confirmer et/ou élaborer l'ordre du jour
Il est essentiel que le planificateur d'événements travaille en étroite collaboration avec l'organisateur / l'organisateur de l'événement, car le programme de l'événement change souvent de la conversation initiale jusqu'au jour même de l'événement. Le planificateur d'événements doit être prêt à ajuster le plan et à travailler en étroite collaboration avec le lieu pour s'assurer que tout se passe bien.

6. Confirmer l'accord BEO
Une fois que le planificateur connaît le nombre ciblé de participants et les exigences logistiques pour le séminaire, il ou elle doit sécuriser l'espace de l'événement et les exigences connexes. La plupart des ententes devraient permettre au planificateur de réduire ou d'augmenter les besoins en aliments et en boissons jusqu'à un certain nombre de jours avant l'événement. Cependant, de nombreux accords plafonneront combien ils permettront à un groupe de réduire les quantités, alors estimez-vous bien.

7. Communication et matériel
C'est un élément auquel certains planificateurs peuvent participer, alors que d'autres ne le peuvent pas. Essentiellement, certains planificateurs de réunions seront responsables de chacun des éléments suivants:

• Création d'invitations à des événements
• Programme d'impression et autre matériel
• Sécurisation des cadeaux / tirages des participants
• Produire des badges nominatifs
• Signalisation d'événement d'expédition et affichages

8. Travailler étroitement avec l'hôte de l'événement pour finaliser la logistique
Avant l'événement, il y a quelques étapes importantes que le planificateur de réunion doit accomplir avant l'événement. Cela inclut la confirmation des éléments suivants:

• Conférenciers
• Exigences A / V de l'événement
• Nombre de participants à l'événement
• Rôles et responsabilités de l'hôte
• Besoins en matériel d'événement (vérifier plusieurs fois)

9. Configuration de l'événement
Veillez à prévoir du temps dans l'horaire du BEO pour la configuration de l'événement, et il est recommandé d'arriver environ deux heures avant l'événement.
Petit astuce: Si le séminaire est programmé le matin, demandez au contact commercial de la salle de permettre à votre groupe de s'installer la veille (mais ne laissez rien de précieux sur le site public).
Tout le matériel de l'événement, les documents, les affiches, les présentoirs, les cadeaux, les tables d'inscription, les badges de nom et plus doivent être prêts pour l'événement.
Attention, les conférenciers changent parfois de diapositives la veille et fournissent de nouvelles présentations qui doivent être ajoutées au point d'alimentation 10 minutes avant l'événement.

10. Exécution d'événement
Une fois que vous avez préparé, il est temps pour le séminaire. Attendez-vous à ce qui suit:

• Certains participants arriveront toujours tôt
• Certains participants arriveront toujours en retard
• Il y a toujours un imprévu (souvent technique)

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