1 - CONNAISSEZ VOS OBJECTIFS
Définir les objectifs du séminaire est une première étape cruciale. Vous devez pouvoir donner une réponse claire à la question: pourquoi organisons-nous ce séminaire? Une fois cette question résolue, vous devez savoir ce que vous attendez de l'événement. Sur la base de ces éléments, vous développerez un plan d’action concret. Définir au préalable les objectifs de l’événement vous permettra de savoir exactement quel type de séminaire organiser, et donc de réussir dans son organisation. Certains séminaires, par exemple, auront pour objectif principal la constitution d’équipes, d’autres seront utilisés pour former de nouvelles recrues ou célébrer une augmentation des revenus, etc. De l’objectif principal, plusieurs objectifs secondaires suivront, vous devez ensuite les hiérarchiser afin de mieux les gérer un par un.
2 - DÉFINISSEZ QUI SONT VOS PARTICIPANTS
Plusieurs parties prenantes doivent être prises en compte lors de l’organisation de ce type d’événement. Tout d'abord, vous devrez déterminer la cible que vous visez. Cette étape sera cruciale dans la planification de votre événement. Votre cible principale est toutes les personnes directement concernées et concernées par le thème principal du séminaire. Néanmoins, lorsque nous parlons de participants dans ce cas particulier, ils ne se limitent pas à ceux qui assistent au séminaire, mais incluent également les orateurs.
Une fois que vous avez identifié les informations à transmettre et qui les transmettra, il est temps de rechercher les personnes qui partageront ces informations. Il est souvent conseillé de ne choisir qu'un seul orateur pour assurer une bonne fluidité et une continuité logique dans la manière dont les idées sont présentées. Mais si cela ne peut pas être le cas, n'hésitez pas à impliquer davantage de personnes.
3 - FAIRE DES PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES
Le contenu de votre événement étant défini, il est maintenant temps de savoir comment les ressources disponibles seront utilisées pour définir le format en fonction de vos souhaits. C’est là que les prévisions budgétaires entrent en jeu. Le budget repose sur les deux premières étapes ainsi que sur diverses contraintes financières. Une fois que les objectifs sont hiérarchisés, vous devez évaluer les moyens nécessaires pour les atteindre.
Chacun nécessitera des ressources financières. Il faudra donc veiller à ce que toutes les dépenses prévues n'excèdent pas les revenus qui leur sont alloués. Notre dernier conseil sur le budget est de toujours prévoir une marge d'erreur pour les dépenses imprévues potentielles.
4 - CHOISSISEZ LA BONNE DATE
Le moment est venu de fixer la date idéale pour votre séminaire. Les différentes options de date doivent être soigneusement évaluées pour éviter que les invités ne soient indisponibles. Vous devrez choisir une date à laquelle la majorité des participants sera disponible. Évitez les périodes pendant lesquelles votre public cible est susceptible d'être en vacances, ou les jours fériés. Avant de fixer une date définitive, il est également important de demander aux participants s’ils sont disponibles.
5 - TROUVER UN LIEU APPROPRIÉ
Le lieu d’un événement doit être choisi en fonction de plusieurs critères. Le premier est la capacité. La capacité ici signifie le nombre de personnes que la pièce peut contenir, la laissant aérée et pas trop encombrée. Ensuite, le deuxième critère à considérer est l'emplacement.
Si vous organisez un séminaire pour des personnes de votre bureau, il n’est pas nécessaire de choisir le lieu le plus éloigné de la ville, même si vous voulez être original, en particulier lorsque les invités paient pour leur propre transport. L'accès au séminaire devrait également être facile, sans avoir à chercher des heures, à errer d'un étage à l'autre ou d'un bâtiment à un autre. Une fois que vous avez trouvé un endroit qui vous semble approprié, vous devez vraiment le visiter. Quelques photos ou brochures ne vous montreront pas le véritable état des lieux à cette époque. Mieux vaut être prudent.
6 - UTILISEZ UNE SOLUTION D'INSCRIPTION EN LIGNE
L'utilisation d'une solution d'enregistrement en ligne vous aidera à alléger votre charge de travail. Cela vous permettra de gérer facilement les inscriptions au séminaire et même de vendre vos billets en ligne. L’importance d’une telle solution est primordiale pour la réussite de l’organisation de votre séminaire. C’est pourquoi vous devez vous assurer que la solution d’enregistrement en ligne que vous choisissez est facile à utiliser, rapide à déployer et offre de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à gérer vos enregistrements.
7 - ORGANISER DES ACTIVITÉS
Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à planifier les activités qui se dérouleront pendant l'événement de manière chronologique. La planification détaillée doit être faite des jours ou des semaines à l’avance. Pour que le plan soit exécuté correctement, vous devrez faire quelques répétitions et toutes les vérifications nécessaires avant l'événement lui-même.
Vous devrez également prévoir des pauses avec de la nourriture et des boissons, y compris une marge d'erreur pour toutes les activités afin d'éviter d'être pris au dépourvu par une circonstance imprévue.
8 - UN PRINCIPE DIRECTEUR : LA COMMUNICATION
La communication déterminera l'image et la portée de votre événement. Plus l'événement est important, plus vous aurez besoin de communication. Vous devez faire un suivi auprès de votre public (votre solution d'inscription en ligne peut vous permettre de le faire automatiquement) au moins une fois avant la tenue du séminaire.
Un suivi doit être envoyé au moins une semaine avant le séminaire - cela vous permettra d'avoir une meilleure estimation du nombre de participants au séminaire (à travers les réponses recueillies), en plus de rappeler aux participants l'événement à venir. Vous pouvez communiquer via votre mini-site ou votre site web, mais également via les médias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, etc.). Néanmoins, votre travail de communication ne s'arrête pas là.
En effet, après le séminaire, il sera essentiel d’envoyer un rapport du séminaire - le cas échéant - ainsi que des courriels pour remercier les participants et recueillir leurs réactions et leurs avis.
Vous avez maintenant les conseils essentiels pour organiser un séminaire avec succès. Planifiez, planifiez et ayez toujours à vos côtés une bonne solution de gestion pour vos événements afin de faciliter vos tâches, ainsi que celles de vos participants.
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